Нас усії постійно переконують так, щоб більше зробити, потрібно також більше працювати. Як працювати менше , а зробити роботи більше? Робочий день принесе Вам більше плодів, ніж колегам, які працюють 12 годин. Але, це не завжди так. Для досягнення результату потрібна якість, а не кількість, тому цілком можливо працювати менше, а отримувати кращий результат.
Це не просто, і для цього потрібний якісний підхід, а не кількісний. Думайте творчо, щоб знайти ефективніші способи роботи, але спочатку потрібно бути готовим, що Ваші методи роботи не ефективні. Тільки після того, як ви зрозумієте це, можна починати шукати способи підвищення ефективності Вашої роботи. НаведуВам кілька рекомендацій.
Принцип Парето – Правило 80/20. Ефективно плануй більше, щоб працювати менше
80% результату дають 20% зусиль, а решта 80% зусиль — лише 20% результату. Намагайтеся звести до мінімуму ці 80% непродуктивного часу та зусиль. Ось кілька порад:
- Урізайте час на перегляд електронної пошти, звільнені хвилини інвестуйте в значні проекти.
- Навчіться говорити людям, які марно відбирають Ваш час, “ні”. Під час роботи намагайтеся спілкуватися лише з людьми, від яких безпосередньо залежить результат роботи, зведіть кількість порожніх розмов до мінімуму.
- Приділіть більшу частину свого часу саме справі. Встановіть суть і працюйте над нею, не відволікайтеся на деталі.
Закон Паркінсона
Закон Паркінсона говорить, що «робота заповнюватиме весь час, що є для її завершення». Це означає, що скільки б не виділяли Ви часу для завдання, вона з’їсть його весь, чи то тиждень, чи два дні, а результат буде той самий. Можна сказати інакше: якщо не ставити собі терміни, то робота буде виконуватися вічно. Тому завжди ставте собі жорсткі терміни, культивуйте в собі бажання завершити проект до терміну. Ось кілька застосувань закону Паркінсона:
- Встановіть таймер на 90 хвилин, щоб закінчити невеликий проект. Коли таймер дасть про себе знати, продовжуйте працювати над проектом, знаючи, що час іде. Чим швидше завершите – тим краще.
- Не працюйте над проектом загалом. Розділіть його на кілька дрібних завдань, визначте час для кожного з них і працюйте над окремими завданнями, а не над проектом взагалі.
Черговість роботи
Виділяйте собі зони інтенсивної уваги та спокою та чергуйте їх.
Вбивство проектів
Це метод екстремальний,зберігає енергію цілеспрямованої та сильно економить час. Суть його в тому, щоб не розтягувати завдання, які для реалізації потребують кілька годин, на кілька днів із перервами. Сідайте і закінчіть її в один раз. Вбийте її.
Використовуйте лише гострі інструменти
Це як у тій старій притчі про двох лісорубів. Їм на конкурсі лісорубів видали інструменти. Перший швидко схопив свою сокиру і побіг в мить рубати, думаючи, що головне зараз – це час. А другий спокійно сів, і почав ретельно точити свою сокиру. Коли час уже добігав кінця, перший був дуже впевнений, що виграє, адже він весь час рубав і рубав. Однак другий під кінець встав, і своєю гострим сокирою впорався набагато краще за той час, що залишився. Мораль? Не використовуйте іржаві погані інструменти. Користуйтеся краще ефективними методами, програмами, швидкими комп’ютерами, зрештою вони заощадять Вам час і зусилля, а час, що звільниться, витратите краще на щось інше.
Управління енергією
Раціональне використання енергії, на відміну часу, змушує вас думати про результати. Працюючи більш інтенсивно протягом короткого періоду часу, можна досягти більшого, ніж працюючи цілими днями, втомлюючись і відволікаючись. В сумі вдасться скоротити загальний час і працювати менше.
Відпочинок, здоров’я та розваги
Не забувайте, що Ви не раб, тому давайте собі відпочинок, але тільки тоді, коли Ви дійсно його потребуєте. Навчіться чесно відокремлювати лінь від втоми.
Правило – якості часу
Як визначити, який проект скільки часу потребує? Якому проекту виділити більше уваги? Спробуйте собі зробити наступне: працюйте наприклад з електронною поштою в добу 30, 60 і 90 хвилин. Якщо Ви побачите, що за 30 хвилин буде готово майже половина завдань, за 60 хвилин роботи Ви зробите в два рази більше завданнь, а за 90 хвилин – майже всі завдання, виберіть для себе найкраще співвідношення часу і якості, дотримуйтесь його надалі. Для мене очевидно, що понад 60 хвилин витрачати вже невигідно.
Правило – цифр
Великою тратою часу є припущенняя. Не робіть припущень щодо того, скільки залишилося зробити і скільки Ви зробили – завжди дивіться на реальні цифри. Розбийте роботу на складові і відзначайте зроблене в міру виконання. У цьому випадку Ви завжди знатимете точно, скільки Ви зробили. Змінний повзунок виконання завдання – найкращий стимулятор зробити ще. Перед довгостроковим проектом робіть випробування, пробні варіанти. Вимірюючи час, витрачений на тест, Ви зможете екстраполювати його результати, обчисливши час, який реально знадобиться на виконання всього проекту.
Якщо у Вас є свої ідеї – поділіться!
