Wszyscy jesteśmy nieustannie przekonani, że aby zrobić więcej, musimy też ciężej pracować. Jak pracować mniej i wykonywać więcej pracy? Dzień roboczy przyniesie Ci więcej owoców niż koledzy, którzy pracują 12 godzin. Lecz nie zawsze tak jest. Osiągnięcie wyniku wymaga jakości, a nie ilości, więc jest całkiem możliwe, aby pracować mniej i uzyskać lepszy wynik.
Nie jest to łatwe i wymaga podejścia jakościowego, a nie ilościowego. Myśl kreatywnie, aby znaleźć bardziej wydajne sposoby pracy, ale najpierw musisz być przygotowany, że twoje metody pracy nie są wydajne. Dopiero gdy to zrozumiesz, możesz zacząć szukać sposobów na poprawę efektywności swojej pracy. Dam ci kilka zaleceń.
Zasada Pareto – Zasada 80/20. Skutecznie planuj więcej, aby pracować mniej
80% wyniku pochodzi z 20% wysiłku, a pozostałe 80% wysiłku to tylko 20% wyniku. Postaraj się zminimalizować te 80% bezproduktywnego czasu i wysiłku. Oto kilka porad:
- Skróć czas poświęcany na sprawdzanie poczty e-mail i zainwestuj uwolnione minuty w sensowne projekty.
- Naucz się mówić „nie” ludziom, którzy marnują Twój czas. Podczas pracy staraj się komunikować tylko z osobami, od których bezpośrednio zależy wynik pracy, ogranicz do minimum liczbę pustych rozmów.
- Poświęć większość czasu samej firmie. Ustal istotę i pracuj nad nią, nie rozpraszaj się szczegółami.
Prawo Parkinsona mówi, że „praca wypełni cały czas dostępny na jej ukończenie”. Oznacza to, że niezależnie od tego, ile czasu poświęcisz na wykonanie zadania, zje ono wszystko, czy to tydzień, czy dwa dni, a rezultat będzie ten sam.
Można powiedzieć inaczej: jeśli nie wyznaczysz sobie terminu, to praca będzie wykonana na zawsze. Dlatego zawsze wyznaczaj sobie ścisłe terminy, pielęgnuj chęć ukończenia projektu przed terminem. Oto kilka zastosowań prawa Parkinsona:
- Ustaw minutnik na 90 minut, aby zakończyć mały projekt. Gdy zegar się wyłączy, kontynuuj pracę nad projektem, wiedząc, że czas ucieka. Im szybciej skończysz, tym lepiej.
- Ogólnie nie pracuj nad projektem. Podziel go na mniejsze zadania, wyznacz czas dla każdego z nich i pracuj nad poszczególnymi zadaniami, a nie nad projektem jako całością.
Kolejka pracy
Odłóż na bok strefy intensywnej uwagi i odpoczynku i zmieniaj je.
Zabijanie projektów
Ta metoda jest ekstremalna, oszczędza ukierunkowaną energię i znacznie oszczędza czas. Jego istotą jest nierozciąganie kilkugodzinnych zadań do wykonania na kilka dni z przerwami. Usiądź i skończ to za jednym posiedzeniem. Zabij ją.
Używaj tylko ostrych narzędzi
To jak w starej przypowieści o dwóch drwalach. Narzędzia otrzymali na zawodach drwali. Pierwszy szybko chwycił za siekierę i od razu pobiegł rąbać, myśląc, że teraz najważniejszy jest czas. A drugi spokojnie usiadł i zaczął ostrożnie ostrzyć topór. Gdy czas uciekał, pierwszy był bardzo pewny, że wygra, bo cały czas siekał i siekał. Jednak drugi wstał pod koniec iw pozostałym czasie znacznie lepiej radził sobie ostrym toporem. Moralność? Nie używaj zardzewiałych, złych narzędzi. Korzystaj ze skuteczniejszych metod, programów, szybkich komputerów, w końcu zaoszczędzą Ci czasu i wysiłku, a uwolniony czas lepiej spożytkuje na coś innego.
Zarządzanie energią
Racjonalne wykorzystanie energii, w przeciwieństwie do czasu, zmusza do myślenia o wynikach. Intensywniejsza praca przez krótki czas może zdziałać więcej niż praca przez cały dzień, zmęczenie i rozproszenie. Podsumowując, możliwe będzie skrócenie całkowitego czasu i mniej pracy.
Odpoczynek, zdrowie i rozrywka
Nie zapominaj, że nie jesteś niewolnikiem, więc daj sobie odpocząć, ale tylko wtedy, gdy naprawdę tego potrzebujesz. Naucz się uczciwie oddzielać lenistwo od zmęczenia.
Zasadą jest jakość czasu
Jak określić, który projekt zajmuje ile czasu? Któremu projektowi należy poświęcić więcej uwagi? Postaraj się zrobić coś dla siebie: pracuj na przykład z e-mailem przez 30, 60 i 90 minut dziennie. Jeśli widzisz, że w 30 minut prawie połowa zadań będzie gotowa, w 60 minut pracy wykonasz dwa razy więcej zadań, a w 90 minut prawie wszystkie zadania, wybierz dla siebie najlepszy stosunek czasu do jakości, trzymaj się tego w przyszłości. Jest dla mnie oczywiste, że poświęcenie więcej niż 60 minut nie jest opłacalne.
Zasadą są liczby
Zgadywanie to wielka strata czasu. Nie zakładaj, ile jeszcze zostało do zrobienia i ile już zrobiłeś – zawsze patrz na rzeczywiste liczby. Podziel pracę na komponenty i zanotuj, co zostało zrobione tak, jak zostało zrobione. W takim przypadku zawsze będziesz dokładnie wiedział, ile zrobiłeś. Zmienny suwak ukończenia zadania jest najlepszym stymulatorem do robienia więcej. Przed długoterminowym projektem wykonaj testy, przetestuj opcje. Mierząc czas poświęcony na test, będziesz mógł ekstrapolować jego wyniki, obliczając czas, jaki faktycznie zajmie ukończenie całego projektu.
Jeśli masz własne pomysły, podziel się nimi!
